Bienvenidos a la mega-guía de la factura electrónica. Aquí podrás entender de forma simple todo lo que necesitas acerca de este nuevo actor en el sistema fiscal español.
Sin tecnicismos, explicado para humanos.
¿Qué es la factura electrónica?
Seguro que alguna vez has recibido una factura en PDF. ¿Verdad? Pues bien, aunque eso es ya puede llamarse factura electrónica, las máquinas no pueden leer bien los datos de un pdf. Así que alguien inventó una forma de crear facturas para que los programas puedan leer los datos fácilmente, sino que además puede verificarse que el emisor es una empresa concreta y no otra, e incluso puedes verificar que la factura que se emitió en un principio no ha sido modificada por nadie.
Todo esto lo hace el software que uses sin que te des cuenta. Así que realmente ni te enteras de como funciona. Tú solo verás el pdf o el ticket de siempre con un QR, el cual le servirá al cliente final para verificar la autenticidad de la factura.
Las utilidades prácticas son muchas, pero la principal es el control del estado de cada factura. Le permite ordenar y cruzar datos a un nivel que de otra forma sería imposible.
La explicación técnica sería esta:
Es un documento digital en formato Facturae, UBL o EDIFACT en XML que se genera a la vez que la típica factura pdf o ticket de papel. Este documento digital contiene datos como el emisor de la factura, el receptor, productos vendidos, precios, impuestos, etc…
Este documento se firma, se verifica con tu clave y se envía directamente a hacienda, la cual emite a su vez un sitio web para que el cliente final pueda verificar que la factura realmente se ha emitido correctamente.
Eso es todo.
¿En qué cambia la forma tradicional de hacer facturas?
A nivel de usuario que emite facturas no cambia absolutamente nada. Todo el trabajo lo hará tu software de facturación por detrás sin que te enteres. Incluso seguirás usando esas viejas facturas en PDF sin darte cuenta de que en segundo plano la factura se crea en formato xml, se firma y se envía a la Hacienda pública.
Es cierto que para esto necesitarás que tu software haga el trabajo realmente y solicitar en la página de hacienda un certificado que será la llave que te identifique, pero nada más.
¿Y para qué sirve la factura electrónica?
Para que el estado controle aún más la facturación de las empresas. Esa es la utilidad real.
No solo será un control fiscal, sino también traerá un control del emisor y del receptor.
Todo ello en texto plano.
O lo que es lo mismo, la factura electrónica permitirá a Hacienda cruzar datos a una velocidad de vértigo.
Ventajas de la factura electrónica
Es cierto que esta falta de privacidad trae además trae consigo algunas ventajas muy jugosas:
- Tu gestor ahorrará mucho trabajo puesto que literalmente podrá ir a tu espacio de Hacienda y allí tendrá todas las facturas listas para la declaración trimestral, además de que se le señalará el iva a abonar.
- No tendrás que almacenar o imprimir facturas de papel. Las facturas que te hacen otras empresas y que antes te enviaban en papel e incluso digitalmente en pdf. Ahora bastará un el código qr o simplemente la url hacia Hacienda. Esto excluye a los programas tpv que seguramente tengan que seguir imprimiendo tickets de papel como toda la vida se ha hecho.
- La criptografía asegurará la integridad de tus facturas. No solo podrás comprobar al 100% quien te emite la factura, sino que podrás comprobar si lo enviado a hacienda concuerda con lo facturado realmente. Además es que esto será 100% confiable gracias al hash criptográfico.
- Menos papel, mejor para el medio ambiente. Teóricamente esto reducirá la impresión. Esto no es del todo cierto porque casi nadie imprime ya las facturas. Pero en algunos casos sí evitará el uso de papel.
- Almacenamiento de facturas en bases de datos ocupando mucho menos espacio. Esto es algo que se le escapa al usuario final, pero es una pasada para los desarrolladores de sistemas de facturación. Podrán usar el hash para almacenar facturas en vez de toda la información que antes ocupaba tanto espacio.
- Evita las estafas. Imagina comprar algo por lo que te dan una factura falsa. Podrías reclamar si los datos del emisor son inventados. Posiblemente no. Sin embargo, al poder comprobar quién es el emisor, será imposible caer en una de estas estafas.
En definitiva, el hecho de almacenar la información en los servidores de hacienda tendrá ventajas indudables. ¿Compensarán? Lo veremos a medida que se popularice el uso.
¿Que te hace falta para comenzar a usar la factura electrónica?
Para usar la factura electrónica necesitas 3 cosas:
- Certificado electrónico de dni. Con este certificado podrás solicitar al momento el certificado de firma digital que necesitas para firmar facturas.
- El certificado que Hacienda facilita para firmar facturas. Puedes conseguirlo en sede.agenciatributaria.gob.es
- Conexión a internet y un software de facturación que funcione con Facturae. Los hay de muchos tipos dependiendo del tipo de empresa que tengas, desde Erp, programas tpv, o simplemente programas de facturación simple.
¿Qué leyes hay vigentes sobre la factura electrónica en España?
Hay 2 leyes vigentes sobre la factura electrónica:
- La ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.
- La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), que establece la obligatoriedad para empresas y autónomos.
Esta establece que en 2024 será obligatoria la factura electrónica para grandes empresas y en 2025 para PYMEs y autónomos.
A día de hoy ¿Quién está obligado a usar la factura electrónica en España?
Empresas obligadas a usar la factura electrónica desde 2015:
- Las empresas y los autónomos que emiten facturas a entidades del sector público. Por ejemplo venta de servicios o productos a Ayuntamientos, Ministerios, Comunidades Autónomas y empresas públicas.
- Todas las empresas que operan en sectores regulados como Aseguradoras, Eléctricas, Proveedores de internet, Servicios financieros, Juego, etc…
- Si la empresa que emite la factura tiene una facturación superior a los 8 millones de euros. Son las consideradas grandes empresas y están obligadas.
- Las facturas B2B. Las empresas que venden a otras empresas también están obligadas a usar factura electrónica.
Empresas obligadas a partir de la Ley Crea y Crece del 2022:
- Empresas y autónomos que hagan operaciones B2B, o sea, de empresa a empresa. A partir de 2025 solo las que tengan una facturación superior a 8 millones de euros. El resto de empresas y autónomos están a la espera de fecha.
- Para facturación B2C (empresa a cliente final), de momento no están obligados a emitir facturas electrónicas, pero se supone que puede ser obligatorio en cualquier momento del 2025 al 2030.
¿Qué pasa con la factura electrónica y el ticket o factura simplificada que emiten las tiendas físicas al cliente final?
En las tiendas físicas los software punto de venta emitirán facturas electrónicas sea cual sea el importe de la venta. Solo que en caso de que la venta no exceda los 400€ (Iva incluído), las tiendas físicas emiten tickets o facturas simplificadas en los que no tienen por qué poner el receptor de ese ticket aunque si el emisor.
El ticket tendrá impreso el código Qr con la url hacia Hacienda que certifique que la venta se ha declarado. Este Qr se podrá imprimir incluso aunque Hacienda no haya podido recibir la factura electrónica aún (por un fallo del sistema, por ejemplo).
La forma de enviar esta factura electrónica en casos de factura simplificada será la de poner un cliente genérico con un cif genérico. Sin más.
En definitiva, el único cambio que el usuario observará será el qr, porque el trabajo de la factura electrónica se hará por detrás sin intervención humana. Todo lo hará el programa tpv automáticamente.
¿Qué software TPV elegir para la factura electrónica?
En este mismo blog hemos preparado un top 5 tpv que ya están preparados para emitir en el ticket el Qr de la factura electrónica y que tramitan todo sin problema.
El consejo rápido que podemos darte es que escojas el software tpv que sea más simple y esté preparado para tu modelo de negocio. Por ejemplo, si vas a vender más de 400€ en algunas ventas, elige un programa que te permita añadir los datos del cliente. Pero sobre todo no elijas un programa que haga absolutamente de todo. Intenta que únicamente haga lo que necesitas y que lo haga si es posible sin tu intervención. Ahorrarás mucho tiempo.
Por eso, si tu tienda es pequeña lo mejor es que compres un programa tpv y no un programa de facturación o ERP.
En el caso de la factura electrónica, hay decenas de operaciones que pueden hacerse, pero la mayoría jamás las vas a necesitar en una pequeña tienda. Bastaría con que tuviera facturas y facturas rectificativas.