El arqueo de caja es la operación que culmina una jornada de trabajo en un comercio, y en la que registra el dinero recaudado notando si las operaciones se han hecho correctamente o si por el contrario falta dinero. El arqueo de caja es un ejercicio practicado por todos los comercios, desde grandes cadenas como Zara a pequeñas tiendas de alimentación.
¿Qué es el arqueo de caja?
El arqueo de caja es el balance de entradas y salidas de dinero durante la jornada de un vendedor.
Ojo. No es un documento contable. Solo es informativo.
Su objetivo es informar del dinero ingresado y extraído durante el tiempo que el vendedor estuvo en caja.
O dicho de forma coloquial, cuando un vendedor termina su jornada de trabajo, se debe contar todo el dinero ingresado por cualquier método de pago (efectivo, tarjeta, cheques,etc…) y comparar el dinero resultante con la cantidad de dinero que el programa tpv ha indicado que debería haber (a este dato se le llama arqueo contable).
¿Cómo se hace un arqueo de caja?
El arqueo de caja se realiza en 3 sencillos pasos:
- Contamos todo el dinero en efectivo que hay en caja, y el dinero ingresado por tarjeta, cheques u otros métodos de pago
- Solicitamos al software de gestión (programa tpv) que estemos usando en nuestra tienda que nos indique el dinero que debería haber.
- Sacamos una conclusión positiva (el balance es correcto) o negativa (falta dinero).
El arqueo de caja puede darnos las siguientes conclusiones:
- Positivo. El arqueo contable y el arqueo físico coinciden.
- Negativo. Falta dinero, hay billetes falsos o no se ha manejado correctamente el tpv. En cualquier caso hay que averiguar las causas y anotarlo.
Posibles causas de un arqueo de caja negativo:
- Devolución mal anotada. El vendedor se ha equivocado anotando el método de devolución a un cliente. Una devolución puede hacerse en metálico, por banco, por un ticket por el valor de la compra, por un producto similar…
- Venta errónea. Pueden haberse anotado más unidades vendidas de lo que realmente se ha hecho.
- Robo.
- Se ha contado mal el dinero.
Ejemplos prácticos de Arqueos de Caja
Hay muchos formatos de arqueo de caja, y para que puedas inspirarte en algunos de los que pracHemos seleccionado 30 tickets de arqueo de caja de diferentes programas de gestión. Si estás inquieto por si tu cierre de caja no es adecuado, viendo estos modelos podrás ver como cierran la mayoría de comercios.
Si te fijas bien, los tpv más antiguos emiten un ticket de arqueo mucho más llenos de información saturando de datos que no cumplen con el objetivo inmediato: saber cuanto dinero debe haber y cuanto realmente hay. En cambio, los tpv más modernos dan solo la información más importante y lo más escuetamente posible para hacer la vida más fácil al encargado de realizar el recuento.
Otra característica de los programas tpv más modernos es que te dan a opción de imprimir el ticket del arqueo o no. Esto es porque la impresión es una práctica cada vez en más desuso respecto a almacenar estos datos online y recurrir a ellos desde un ordenador y no en formato físico.
Por último, los tpv suelen dar la oportunidad de imprimir los arqueos de caja en papel, pdf o en formato excel. Aunque la tendencia desde hace tiempo, pero con mayor predominancia en 2024 es almacenar esta información en la nube.
1- Catinfog
El arqueo de caja de Catinfog es del que más podemos hablarte, pues lo hemos diseñado nosotros mismos. Muestra solo lo que debe mostrar. Si no has hecho ventas con un método de pago determinado o devoluciones, simplemente no lo muestra. Está diseñado para enseñar lo justo y muy bien ordenado. Una característica que tiene y que la mayor parte de programas tpv no tienen, es que diferencia las ventas y devoluciones del dinero en metálico que debe haber en caja.
2- Ehopper
3- Floreant Pos
4- Unicenta
5- Chromis pos
6- Lemon pos
7- ViewTouch
8- Sambapos
9- Keyhut
10- Gnucash
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