En este artículo te voy a enseñar cómo he logrado montar un sistema de gestión de ventas y de almacén para mi tienda, utilizando un ordenador, una impresora de tickets, un escáner de códigos de barras y un cajón monedero. Todo en 30 minutos o menos.
⚡⚡ Si quieres ver cómo quedó al final y comprobar como funciona todo, puedes verlo haciendo clic aquí ⚡⚡
Hay muchas razones para usar un programa de ventas y de almacén: Imprimir facturas y tickets, controlar el dinero de caja que debería tener un empleado al final de su jornada, saber las unidades disponibles de cada producto, etc.
Yo mismo tengo esas y otras muchas razones para montar un punto de venta más moderno en mi pequeña tienda física. Pero tengo un problema: no tengo demasiado tiempo. Así que con el poco dinero del que dispongo me he propuesto comprar las 4 cosas que realmente me hacen falta y después montar yo mismo todo el sistema dejándolo funcional en no más de media hora.
Un par de búsquedas en Google sobre el tema, me dieron los nombres de las cosas que iba a necesitar. Por un lado los aparatos físicos (hardware) y por otro el programa informático. Leyendo unas cuantas páginas tuve bastante claro cuál era el proceso, que marcas usaría y el tiempo que iba a invertir. Visualicé en mi imaginación el resultado final y como iba por fin a poner orden y simplificar un poco más el trabajo en mi pequeña tienda.
En esta pequeña guía que he preparado está todo lo que hice. Desde los aparatos que compré, su conexión e instalación y por último la puesta en marcha y pruebas del programa tpv que finalmente usé. Espero que haberlo documentado en este artículo te sea de utilidad a ti también.
⏰⏰⏰ Pon en marcha tu cronómetro porque aquí empieza este breve viaje. ¡Vamos allá!
Todos lo pasos que di
- Antes de empezar.
- Manos a la obra: Cómo lo hice paso a paso
- ¡Victoria, lo he conseguido!
- Pruebo el Tpv
- ¡Veredicto final después de 30 días usando el sistema!
Antes de que empieces
Hardware necesario
Este es todo el hardware que vas a necesitar. Quizás si tu tienda es muy pequeña no necesites lector de códigos de barras. Pero en mi caso (una tienda de ropa), si me es muy útil. La impresora DinA4 es solo necesaria si vas a imprimir facturas además de tickets o si vas a imprimir tus propios códigos de barras.
- Ordenador. Dependiendo del programa informático que vayas a usar tendrás que tener un ordenador más o menos moderno. Hay comercios que necesitarán pantalla táctil, pero en general esto no es más que una molestia.
- Cajón monedero.
- Impresora de tickets.
- Impresora normal DinA4.
- Escáner de códigos de barras.
¿Qué hardware acabé comprando?
Desde el principio mi intención era la de invertir el mínimo de dinero posible. Para ello estuve mirando los requisitos de varios programas tpv. El que finalmente me interesó no pedía nada especial y era compatible con prácticamente cualquier hardware. O lo que es lo mismo: si ya tienes tus aparatos de hace tiempo (ordenador, impresora, cajón y escáner), pasa al siguiente paso porque no te hace falta comprar nada.
Así que después de echar una mirada por diferentes tiendas online y físicas, es lo que finalmente tengo:
Ordenador portátil. No compré ningún ordenador. El software del terminal punto de venta que voy a usar no es pesado, así que utilicé un portátil que tengo por casa abandonado. Tenía como 6 años y el teclado estaba un poco deteriorado. Pero con sus 4gb de ram podía usar Windows 10 e ir bastante rápido. De hecho en las especificaciones del programa decía que podía usar un ordenador mucho más viejo sin problemas.
Impresora de tickets. He comprado una de las más baratas que he visto en Amazon. Tenía muchas críticas positivas y el color negro de su carcasa me parece muy elegante. Se trata de una Aqprox que usa papel de 80mm de ancho, conectividad usb y además corta el papel. Es más que suficiente.
Esta impresora compré por 86€: https://amzn.to/3eAyvdN
Escáner de códigos de barras. Es literalmente el más barato de Amazon.No me he querido romper mucho la cabeza con este aparato. He visto artículos en inglés en los que se habla de que realmente cualquier escáner sirve y que lo que se paga en realidad es el acabado de la carcasa. Y la verdad es que no me importa que sea de ese amarillo chillón. Por el amor de Dios, es solo un escáner, y los negro y bonitos costaban casi el doble.
Este escánre compré por 18€: https://amzn.to/3eDuoxL
Cajón monedero. Al principio pensé en ahorrarme el dinero del cajón usando en su lugar una caja de madera que uso desde hace años. Pero se me fue el dedo y acabé comprando de forma impulsiva un cajón negro mate muy bonito de la marca aqprox por 39€. He de confesar que no me arrepiento de la compra. Creo que su color oscuro ha aportado elegancia a la imagen del mostrador de mi tienda. El único inconveniente es que cuando se imprime un ticket se abre con gran violencia.
Este cajón monedero compré por 39€: https://amzn.to/3eDgHyY
Impresora DinA4. No la compré finalmente. Mis proveedores ya me dan código de barras en cada prenda y no necesito imprimir nuevas etiquetas. Además es muy extraño que alguien me pida una factura DinA4 en una tienda de ropa, y en todo caso la factura simplificada (ticket) es una factura igual de válida que una con dimensiones DinA4. En caso de que vea que me hace falta, la compraré y actualizaré este artículo para que veas cómo la utilizo.
¿Qué software voy a utilizar?
Estuve indagando en Google sobre diferentes programas tpv y de almacén.
Probé varios de ellos y finalmente, de todos los posibles escogí Catinfog es el único que me permite una puesta en marcha en tan poco tiempo. Además parece muy sencillo y no pienso aprender a usar algo complejo porque no tengo tiempo.
Tiene todo lo que necesito: Puedo controlar el stock, puedo crear productos con tallas y colores, puedo hacer devoluciones, tickets regalo, arqueos de caja, etc…
Además funciona en la nube y puedo seguir trabajando desde casa.
Para usarlo necesito conexión a internet, pero eso, para mi es una ventaja añadida. Porque desde casa puedo seguir trabajando si lo necesito.
Además viene con una tienda online incluida y sincronizada con el almacén, así quizás en el futuro la pongo en marcha para mejorar mi tienda. De hecho prometo actualizar este artículo o hacer una segunda parte cuando me de por montar la tienda online.
🕐 Ahora si, pon en marcha el reloj 🕐 de verdad porque comenzamos.
Manos a la obra: Cómo lo hice paso a paso
Ahora sí viene la parte práctica. Como hice para tener el software tpv funcionando con los aparatos. Listo para ser usado en mi tienda en cuestión de 30 minutos.
1º Conecté y coloqué todos los aparatos
Lo primero de todo lo que hice fue colocar y conectar todos los aparatos. Realmente no tiene mucha ciencia y podría evitar explicar esto, pero sé que a muchos os será muy útil.
1º Conecté la impresora de tickets. En primer lugar, conecté la impresora de tickets por usb al ordenador. También conecté el cable de corriente que va de la impresora al enchufe (en mi caso en una regleta).
2º Conecté el cajón monedero a la impresora. El cajón monedero tiene un cable igual que los de un teléfono fijo. Técnicamente se llama Rj11. Ese cable lo conecté en una ranura de la impresora.
3º Conecté el escáner de códigos de barras al ordenador. Esto fue lo más fácil. Simplemente hay que conectarlo al ordenador por USB. No hay que instalarlo ni nada. Simplemente lo conecté y a funcionar.
2º Instalé la impresora de tickets
Instalar la impresora de tickets es sin duda el paso más técnico. Una vez lo superes todo irá rodado.
Puedes ver el videotutorial que seguí para tenerlo todo funcionando:
Para instalar la impresora de tickets en el ordenador, primero hay que asegurarse de que está encendida.
En segundo lugar enciende el ordenador y a continuación dirígete al panel de control de Windows.
Para entrar al panel de control, en Windows 10 y Windows 8 símplemente haz clic en el botón de inicio de Windows y diréctamente escribe “Panel de control” (sin las comillas). En Windows 7, Windows Vista y Windows Xp hay que hacer clic en el botón de inicio de Windows, ir a la carpeta “Accesorios de Windows” y hacer clic en “Panel de control”.
En tercer lugar haz clic en “Ver dispositivos e impresoras”.
En cuarto lugar haz clic en “Agregar una impresora”.
En quinto lugar haz clic en “La impresora que quiero no está en la lista”.
En sexto lugar haz clic en “Agregar una impresora local o de red con configuración manual” y en Siguiente.
En séptimo lugar selecciona “Usar un puerto existente” y del listado de puertos escoge uno de los usb. Son distinguibles del resto porque su nombre empieza con “USB”.
Si tienes varios y no sabes cual es el puerto en el que has conectado la impresora, no te preocupes porque en el paso duodécimo te enseño cómo saber qué puerto elegir. Ahora simplemente escoge uno de ellos.
Haz clic en Siguiente.
En octavo lugar verás 2 recuadros. en el de la izquierda busca “Generic” y haz clic. En el recuadro de la derecha te aparecerá “Generic / Text Only”. Haz clic sobre él y a continuación en siguiente.
Se instalará la impresora, pero si la habías instalado antes te aparecerá un nuevo mensaje preguntándote “¿Qué versión del controlador desea usar?”. En ese caso simplemente haz clic en Reemplazar el controlador actual y haz clic en siguiente.
En noveno lugar te pedirá que le pongas un nombre a la impresora. A mi me gusta dejar el que ya viene por defecto (Generic /Text Only). Así que simplemente haz clic en siguiente.
En décimo lugar haz clic en finalizar y podrás ver como la impresora ya está instalada. Ahora vamos a ver si funciona todo correctamente.
En undécimo lugar haz clic sobre tu impresora con el botón derecho de tu ratón y selecciona “Propiedades de impresora”.
En duodécimo lugar haz clic en el botón “imprimir página de prueba”.
Pueden pasar 2 cosas:
- Si la impresora de tickets se pone en marcha e imprime, es que todo va bien. Símplemente haz clic en “Aceptar” y cierra el panel de control.
- Si la impresora no imprime el problema está en que no has elegido el puerto correcto. Así que haz clic en la pestaña “Puertos”, escoge otro puerto usb y haz clic en Aplicar.
Ve a la pestaña general y de nuevo haz clic en “imprimir página de prueba”. Si la impresora imprime, perfecto. Y si no lo hace, simplemente prueba con otro puerto usb hasta que imprima. En caso de que pruebes todos los puertos y siga sin imprimir, es posible que el cable usb esté defectuoso, o el puerto usb del ordenador no funcione (es frecuente), o la impresora esté defectuosa. Normalmente el problema más común es que ese puerto usb del ordenador está estropeado y cambiando el cable a otro puerto todo funcione perfectamente.
Cuando funcione haz clic en aceptar y cierra el panel de control.
En menos de 15 minutos tengo todo el hardware listo para trabajar. Ahora nos queda poner el software tpv para que todo esté listo. No falta nada, ¡Ánimo!
3º Puse en marcha el programa tpv
Ahora que tenemos todo el hardware bien instalado y conectado, ha llegado el momento de obtener el programa tpv que voy a usar para manejar todos esos aparatos, para las ventas y para el almacén.
Registro en Catinfog
Como ya he dicho, voy a usar Catinfog como programa de gestión. Y lo primero que tengo que hacer es registrarme. Así que entro en catinfog.com y hago clic en el botón “Pruébalo”.
Me pide que indique una dirección para mi tienda (Por ejemplo mipequenatienda), un email y una contraseña.
A continuación tengo que ir a mi correo para confirmar el registro. Hago clic en el botón “Completar Registro”.
A los 10 segundos me llega por fin el e-mail confirmando que la instalación se ha completado. Hago clic en «Accede a tu tpv» y me abre una nueva pestaña.
Escribo la dirección mi email y mi contraseña y hago clic en iniciar sesión.
Ya por fin estoy dentro del software tpv.
Configuración del programa
Hay 4 cosas que hay que configurar dentro del Catinfog y necesito tenerlas terminadas en menos de 8 minutos.
- Configuración de impresión de tickets.
- Personalización del ticket.
- Datos de la empresa, moneda y métodos de pago.
- Datos del vendedor.
Configuración de la impresión de tickets
Para configurar el ticket dice la ayuda de Catinfog que tengo que descargar este programa e instalarlo. Así que lo descargo y lo abro.
Me aparece un mensaje de advertencia de windows. Le doy a más información y a ejecutar de todos modos. A veces no pone esto sino que simplemente hay que dar a si.
Ahora hago clic en Next y después en Install.
Si antes de terminar la instalación, esta se pausa y te aparece un mensaje, es que no tienes java instalado en tu ordenador. Haz clic en si.
Se cargará una página web de Java. Haz clic en “Descarga gratuíta de Java.
A continuación en Aceptar e iniciar descarga gratuíta.
Abre el archivo descargado y te aparecerá una pantalla de instalación. Haz clic en Instalar y en el siguiente paso en Aceptar. Tarda 3 o 4 minutos. Paciencia.
Cuando termine la instalación de Java, te volverá a aparecer la instalación del programa de instalación de la impresión de tickets. Haz clic en Aceptar.
¡Ya está! Ahora simplemente hago clic en Close y se cierra el proceso de instalación.
Me ha aparecido una impresora de color verde al lado del reloj de windows. Hago clic en ella y a continuación hago clic en “Automatically start”. De esta forma se iniciará el programa cada vez que inicie Windows.
¡¡¡Y ya estaría conectada la impresora con el programa tpv!!!
Personalizar la Impresión del ticket
Quiero que mis tickets sean la envidia de mi competencia. No quiero un ticket soso, así que voy a ponerlo bien guapo. Quiero poner el logotipo de mi tienda en la parte superior, mis datos fiscales, la dirección, y también quiero poner un buen pie de ticket que explique las condiciones de devolución.
Ya dentro de mi panel de control me dirijo a Configuración y a Impresión.
Me aparece un mensaje en el que debo hacer clic en “Remember this decision” y en el botón “Allow”.
A continuación, en método de impresión de tickets hago clic en “80mm RAW” y selecciono la impresora que he instalado “Generic / Text Only”. Si mi impresora de tickets imprimiera papel de 58mm (el más estrecho), hubiera escogido la opción de 58mm Raw.
En los campos a continuación pongo lo que necesite.Hay que tener cuidado porque todo esto aparecerá en el ticket. Aquí puedes ver lo que yo puse:
Ojo con el logotipo. Debe ser una imagen y no un pdf. Ten en cuenta que una impresora de tickets casi no tiene resolución y solo utiliza blanco y negro, y que los logotipos con degradados y los colores claritos no quedan tan bien como los logotipos con colores planos y oscuros o negros. Por último acuérdate de que un ticket es muy es
Para terminar doy al botón guardar.
Venga que ya queda poco.
Datos de la empresa , moneda y métodos de pago
Ahora toca editar 4 cosillas más para que todo vaya rodado.
Me voy a Configuración y a Opciones. Aquí cambio el nombre de la tienda, la Razón Social, El Cif/Nif de la empresa y por último escojo la divisa (moneda).
A continuación voy a la pestaña métodos de pago y si necesito más que efectivo y tarjeta, lo añado. En mi caso solo voy a cobrar con esos métodos de pago. Así que no necesito añadir nada.
Hago clic en Guardar y lo tenemos listo.
Datos del vendedor
En el ticket de venta aparecerá el nombre de la persona que ha hecho la venta, en plan “Le atendió Mario Martinez”.
Para editar esto me voy a Vendedores y edito el usuario.
Allí cambio el Nombre y apellidos por los míos y hago clic en Guardar.
4º ✌¡Victoria, lo he conseguido!💪
¡Espera! Para el cronómetro. Hemos terminado. En mi reloj marca 25 minutos.🕓
Podría haberme saltado algún paso para tardar menos, pero tal como lo he hecho no voy a tener ningún problema si me pongo a usar el tpv para vender ahora mismo.
Sigue leyendo que ahora toca probar todo lo que he hecho hasta ahora.
😋Y ahora toca probar mi sistema tpv funcionando
Ya hemos acabado con los preparativos.
Ahora toca la mejor parte. Voy a someter a varias pruebas este sistema punto de venta. Pero para ello voy primero a crear unos cuantos productos y categorías. Así podré imprimir alguna etiqueta de código de barras, ver temas de stock, podré hacer alguna venta, devolución y finalmente un arqueo de caja.
Crear una categoría
Las categorías es la forma que tiene este punto de venta de clasificar productos para poder encontrarlos más fácilmente y también para poder hacer estadísticas más detalladas y saber que secciones son más rentables.
Crear una categoría es rematadamente fácil. Simplemente voy al panel de control, hago clic en Catálogo y a continuación en Categorías. Una vez dentro dela sección de categorías hago clic en «Crear categoría».
Escribo el nombre, en mi caso «Blusas», y hago clic en «Guardar».
Y ya está creada la categoría. Así de fácil.
Crear un producto
Necesito crear algún producto para hacer las pruebas de ventas.
Hago clic en «Catálogo» y en «Productos». A continuación hago clic en «Crear Producto».
En la ficha de producto voy a rellenar solo los campos que necesito:
- Imagen. Subo una fotografía del producto. Aunque esto es opcional.
- Nombre de producto. Este si es obligatorio.
- Modelo. Es el código del producto, y por tanto es obligatorio.
- Precio. Hay que escribirlo con los impuestos incluídos.
- Tipo de impuestos. En mi caso es el 21%.
- Categoría. Selecciono la categoría que acabo de crear.
- Stock. Le voy a poner que tengo 10 unidades.
Hago clic en guardar.
Ahora voy a crear algunas tallas. Mi producto es un vestido y tengo 3 tallas disponibles en stock.
Para ello voy al campo «Opciones» que a aparecido al hacer clic en Guardar.
Hago clic en Añadir Opción.
En mi caso son tallas, así que escribo «Tallas».
En el primer campo que aparece escribo el código de barras de la talla en específico. En mi caso las prendas ya traen código de barras, así que símplemente cojo el escáner de códigos de barras y leo la etiqueta para que se escriba.
En el segundo campo el nombre de la talla y el en tercer campo hay que indicar el stock disponible de esa talla.
Hago clic en e botón con un «+» y ya he creado una talla. Voy a crear 2 tallas más y por último voy a hacer clic en «Guardar».
Ya está creado mi primer producto. Hurra!😅
Imprimir etiquetas de códigos de barras ║║║║│║║
Como he digo más arriba, mis productos ya traen código de barras y no necesito imprimir mis propias etiquetas. Aunque quizás en el futuro actualice ese artículo para que veas como imprimir.
Sin embargo, parece ser extremadamente sencilla la operación de impresión. Simplemente hay que hacer clic en el icono de código de barras que hay en la tabla de productos y a continuación hay que dirigirse al enlace con un código de barras que hay en la cabecera. Allí hay un botón de imprimir.
Esto también se puede hacer con las tallas.
Abrir una caja
La caja es el lugar que voy a utilizar para atender a los clientes. Dentro de una caja podré vender, hacer devoluciones y hacer arqueos de caja.
Para entrar en una caja tengo que dirigirme al tpv. Para ello simplemente hago clic en el enlace llamado «TPV» que hay en la parte superior del panel de control.
Ahora debo escoger la caja a la que voy a acceder y también debo indicar mi usuario y contraseña. Hago clic en Entrar y ya estoy dentro.
Lo primero que veo es la categoría creada y a la derecha el precio de venta
😊Es maravilloso que todo el trabajo previo desemboque por fin en este lugar.
🛍️Hacer una venta
Hacer ventas es la actividad fundamental por la que me puse a hacer este proyecto. No hay prueba que me haga mayor ilusión.
Voy a hacer una venta sencilla y voy a escribir los pasos, pero si quieres verlo en vídeo mejor explicado, puedes verlo aquí:
Para hacer una venta tengo que añadir productos al «carrito». Hay 2 formas de hacerlo.
- La primera es hacer clic en la categoría, a continuación hacer clic en el producto, y por último escoger la talla.
- La segunda es leer el código de barras de la talla y el producto entrará al carrito automáticamente.
A continuación hago clic en el botón rojo grande en el que aparece el precio a pagar.
Saltará un pop en el que nos preguntará el método de pago que queremos emplear, el dinero que nos han entregado, si necesitamos un ticket de regalo, y por último si queremos imprimir factura o factura simplificada (ticket).
Hacemos clic en aceptar y….. ¡¡¡¡¡TACHAN!!!!!! Se imprime el ticket y se abre el cajón monedero.
Este momento me hace muy feliz.😍
El ticket de venta tiene este aspecto. Totalmente legal pues indica que es una factura simplificada y tiene número correlativo. Es todo lo que necesito.
Además el poder poner un mensaje al final del ticket me da un montón de ideas para hacer que el cliente vuelva o simplemente para dejar un mensaje inspirador.
Hacer una devolución.
Las devoluciones son algo triste (para nosotros los tenderos) pero habitual en tiendas físicas, y debo estar entrenado para hacerlas rápidamente y sin problemas. Por suerte el sistema de devoluciones de este software punto de venta es muy fácil de manejar.
Voy a indicar los pasos que doy para hacer devoluciones, pero si te es más cómo puede ver como se hace en este vídeo:
Para hacer una devolución simplemente tengo que ir al menú que hay arriba a la derecha y hacer clic en Ventas.
Aquí debería buscar la venta que quiero devolver leyendo el código de barras del ticket de venta. Pero como solo he hecho una venta ya me aparece a la derecha.
Hago clic en el botón de devolución y me salta una ventana con 3 opciones. Voy a marcar que devuelvo el dinero en efectivo y hago clic en aceptar.
Automáticamente la impresora de tickets me imprime un comprobante de devolución. Yeah!✌
💰Hacer un arqueo de caja
Un arqueo de caja es básicamente el resumen de ventas, devoluciones desde que empezó el día hasta que termina. Pero sobre todo es una forma de saber el dinero en efectivo que hay en la caja.
Es muy importante porque con este resumen sabremos si hemos ido dando bien los cambios o si un empleado ha robado, etc… En mi caso estoy solo en la tienda, pero los arqueos de caja me son útiles para poder hacer cuentas a final de mes.
⚡⚡ Si quieres saber más a cerca de arqueos de caja puedes leer este artículo. ⚡⚡
Como he hecho con las ventas y devoluciones, la forma de hacer un arqueo de caja la tomé de este vídeo:
Para hacer un arqueo de caja simplemente hago clic en el menú del tpv y a continuación en Caja.
Allí hay un botón en el que pone «Cerrar Caja». Hago clic y me salta una ventana que me informa del arqueo. Ahora puedo imprimir un ticket con toda la información del arqueo de caja o simplemente cerrar la caja. En mi caso voy a imprimir el ticket y a continuación cerraré la caja.
Veredicto después de 30 días usando el sistema
Como he dicho al principio, la idea que me llevó a montar todo este sistema fue la hartura de usar día tras día un sistema que no solo no me ayudaba delante del cliente sino que hacía que mis compras a los proveedores fueran chapuceras y a última hora.
Así que al dar el paso a este sistema ya venía con una idea bastante positiva de lo que iba a ocurrir. Y aunque mi yo interior me decía que debía rebajar las expectativas y que en realidad no iba a ser tan positivo, lo cierto es que si ha sido muy muy positivo. Al menos de momento.
Me explico. Mi forma de ser es la de una persona que arregla todo a última hora y a falta de organización me fío de mi instinto. Lo cual no suele traerme siempre buenas noticias.
Estos días llevando un control del almacén y cargando productos cada vez que me llegan los pedidos de los proveedores, la experiencia vendiendo se está convirtiendo en un placer. Como hacía tiempo que no experimentaba. Lo digo en serio. Me siento orgulloso cuando delante del cliente leo los códigos de barras y finalmente sale el ticket. 🚀🚀🚀. No es broma. Si tienes una tienda física me entenderás perfectamente.
Hasta aquí la parte positiva.
La parte negativa:
Ahora viene mi valoración más reposada y es que pese a lo dicho, un programa tpv te da más trabajo en el día a día. Te evita preocupaciones y perder dinero haciendo malas compras al proveedor, pero efectivamente te exige más tiempo. Quizás cuando haga la declaración trimestral al estado me retracte y piense que en realidad ahorra tiempo. Pero de momento eso es lo que pienso.
En cuanto al hardware tengo que decir que la impresora y el cajón me han dado excelentes resultados.
Del escáner no tengo mucho que decir. Lo cierto es que cumple, pero al no haber usado otros escáneres antes, no sabría decir si la experiencia es mejor o peor.
Veredicto final
Positivo. Si estás en la situación que describí al principio del artículo, te invito a que te animes. Aunque sea solo comprobar lo fácil que sería tener un funcionamiento normal en tu tienda. Yo lo probaría.