El tiempo es un valor realmente escaso para un emprendedor. Hace falta mucho tiempo, y sobre todo mucho tiempo de concentración para poder levantar un negocio de la nada hasta su rentabilidad. Es curioso ver como el estado de concentración de una persona describe una larga línea curva hasta llegar al punto más alto de productividad, y pasado este, la línea cae con brusquedad para sacarnos totalmente de ese estado productivo. Pues bien, las continuas distracciones provoca que jamás lleguemos al punto álgido de concentración porque para llegar hace falta un estado prolongado de atención.
Es por esto que no se pueden permitir las distracciones que corten continuamente el trabajo. Nos cortan la progresión hacia ese estado que saca lo mejor de nosotros, y nos impide ser más competitivos que otros que no se distraen.
El efecto más directo de las distracciones en el trabajo es la falta competitividad de nuestro negocio. Debes pensar que hay personas que han logrado acabar con la procastinación, y que su trabajo es más rápido y de mayor calidad que el nuestro aunque su talento sea menor que el nuestro.
Es un hecho que el estado mental y la motivación juegan un papel determinante en la productividad. Como lo es también la capacidad de liderazgo. ¿Imagina a un jefe perdiendo el tiempo en facebook? Los empleados lo tomarían como escusa para hacer exactamente lo mismo que el. Si eres emprendedor, tu eres el jefe, y debes aspirar a ser el ejemplo de tu próspera empresa. Por eso debes empezar ya a cortar con esas distracciones que asesinan sin piedad los sueños de los emprendedores.
Es interesante comprobar como los patrones de la pérdida de tiempo se repiten como un patrón en todos los emprendedores que sufren de este problema. Los patrones son perfectos para ser cuantificados mediante software, y es precisamente el software la mejor herramienta para acabar con ellos. Es por esto que existen muchas y buenas herramientas de gestión del tiempo que permiten acabar de un plumazo con nuestra organización del tiempo. Ahora bien, antes he comentado que la productividad dependía de la gestión y de la motivación. Por mucho que usemos tecnología para la gestión, sino se tienen ideas claras y arrojo para cortar con lo sano con la pérdida de tiempo, de nada nos valdrá usar una app.
Hemos querido recopilar las mejores 15 aplicaciones de gestión del tiempo. Hemos probado muchas en busca de las más innovadoras y esto es lo que hemos conseguido:
1. Clara
Clara es una aplicación para gestionar el email mediante un algoritmo inteligente que te ayuda a ordenar los eventos y reuniones. No es para todo el mundo, ya que su precio parece prohibitivo para la mayoría. Sin embargo ha ganado gran fama entre ejecutivos y secretarias que han de organizar agendas complejas.
Lo que hace clara es extraer citas y reuniones de nuestros emails y fabrica horarios para los que lanza avisos. Además libera email de nuestras bandejas de entrada para evitarnos leer email que no necesitamos.
2. Atracker
ATracker es una aplicación para ios que registrará nuestra actividad en el móvil y fuera de el para darnos estadísticas y gráficas del uso que hacemos del tiempo. Sirve principalmente para poder tener una base de las actividades que hacemos durante el día y así poder tomar decisiones sobre que actividades son las que nos lastran y eliminarlas.
3. Wunderlist
Wunderlist es una aplicación compatible con todos los sistemas operativos (android, ios, windows, web, mac, windows phone) y que sirve para crear listas de tareas de la forma más sencilla posible. También sirve para crear listas colaborativas. Wunderlist fue comprada por microsoft para incorporarla a su ecosistema de aplicaciones en la nube, así que tiene muy buena pinta.
En mi opinión es la mejor aplicación de listas de tareas que se puede encontrar en la actualidad.
4. StayFocusd
StayFocusd es una extensión para chrome destinada a los que tienen poca fuerza de voluntad y no pueden parar de procastinar. Su cometido es el de bloquear los sitios que nos hacen perder el tiempo como facebook, twiiter y las demás redes sociales. Impide que entremos en estas páginas durante el tiempo de trabajo que le marquemos. Sinceramente no soy mucho de este tipo de trampas que se ponen algunos para no autodisciplinarse, pero he de reconocer que conozco casos en los que ha funcionado.
5. RescueTime
Rescuetime es mi aplicación favorita en lo que podemos llamar recopiladores de procastinación. Se instala en nuestro pc (windows, mac y linux) y móvil (android e ios) y registra sin que nos demos cuenta toda la actividad que realizamos en cualquiera de nuestros dispositivos. Envía la información a su servidor y la unifica en una web privada a la que podremos acceder para poder encontrarnos en forma de gráficas y tablas donde perdemos miserablemente el tiempo. Envía un informe semanal a nuestro email.
A mi me encantó y creo que es la aplicación que debe tener instalada todo aquel que desea cambiar y no quiere hacerlo sin algo tangible sobre lo que apoyarse.
6. Focus Booster
Focus Booster no es más que un cronómetro para hacer efectiva la técnica del pomodoro. Es gratuita y se instala como extensión en chrome. La técnica del pomodoro consiste en dividir el tiempo de trabajo en periodos de 25 minutos con 5 minutos entre periodo y periodo. A mi me funcionó durante un tiempo bastante bien.
7. Coach Me
Coach me es una aplicación web (me encantan las aplicaciones de navegador) para crear hábitos positivos en nuestro día a día. Es bien sabido que una tarea que se repite durante un número determinado de días se acaba por convertir en hábito. Así que lo que coach me hace es ayudarnos en esa tarea titánica de ser constantes en la realización de estos hábitos a través de el plan que escojamos. Nos crea estadísticas y disponemos de una lista de hábitos que hemos logrado incorporar a nuestro día a día. Un aplicación que puede cambiar tu vida.
8. Timely
Timely es una de esas aplciaciones web cuyo diseño minimalista tanto me gusta. Sirve para organizar nuestro día a día en bloques de tiempo que se adaptan al nuestro calendario diario. Podemos crear proyectos y marcar el tiempo que nos hará falta para cumplirlos. Despué ssimplemente indicamos en los días que queremos participar de este proyecto el tiempo que vamos a emplear. Cuando activamos un bloque de tiempo, el cronómetro empieza a funcionar y va descontando tiempo del proyecto. Una de sus características potentes es que es colaborativo.
9. Forest
Forest tiene como objetivo evitar que cojamos el móvil y nos distraigamos con el. Así que al abrir la app nos aparecerá la imagen de una planta que va creciendo a medida que pasa el tiempo marcado sin tocar el móvil. Si queremos salir de la app y procastinar la planta se nos morirá. De ahí que se llame forest, pues el objetivo es plantar un bosque de vegetación a base de fuerza de voluntad. Me encanta como concepto motivacional. Muchas personas necesitan un motivo divertido para ser constantes y forest se lo da.
10. Trello
Trello es en la actualidad la reina de las aplicaciones colaborativas y de gestión sencilla de equipos. Si filosofía es la de un tablón de anuncios lleno de post-it. Así de simple. Sin embargo puede ser una herramienta muy potente por su capacidad de organizar las notas por categorías, y de compartir tableros o notas en los que aquellos que han sido invitados pueden comentar.
11. Telegram
Telegram no es una aplicación para gestionar el tiempo, pero la he añadido porque en catinfog la usamos para comunicarnos entre nosotros. Es tal el uso que le damos que prácticamente no nos enviamos email entre nosotros. Puedes mandar chats directos y crear grupos. También puedes enviar archivos grandes y usarlo como nube de empresa. A nosotros nos ha servido mucho para gestionar el equipo y perder menos tiempo.
12. Podio
Podio es una aplicación web para la gestión de proyectos en equipo. Sus punto fuertes son que trabaja en la nube y su simplicidad. Partes de una aplicación vacía a la que le puedes instalar los módulos que necesites como un crm, e incluso aplicaciones que hagamos nosotros mismos. Una de las cosas que más me gustan es su integración con google apps.
13. Ia Writer
Ia Writer es una de esas aplicaciones de escritorio que uso a diario para escribir. Su razón de ser es la productividad a la hora de escribir textos largos, y la verdad es que lo consigue. Su método: la simplicidad y hacernos evitar las tentaciones de procastinación. Lo que hace es presentarnos un procesador de texto a pantalla completa en el que solo tenemos un cursor para comenzar a escribir aumentando nuestra concentración hasta el límite.
De pequeño me enseñaron que la mejor forma de no pecar era evitar las tentaciones, esquivarlas y no enfrentarme con ellas. Ia Writer da la impresión que usa el mismo argumento para darnos alas a la hora de escribir.
14. Toggl
Toggl es una aplicación que registra nuestros movimientos en nuestro dispositivo para presentarnos un informe semanal. Pero sobre todo Toggl sirve para cronometrar cada acción, lo cual lo distingue del resto de aplicaciones de este tipo. Nos da estadísticas de la tardanza en cada tarea y las compara con días o semanas anteriores. Además nos permite facturar tareas de trabajo y así poder tener una idea real del coste de cada proyecto.
15. Harvest
El que usa Harvest lo hace buscando una herramienta de gestión del tiempo para equipos en el trabajo, pero con integración con los mejores software de gestión que hay en el mercado. Harvest es compatible con herramientas de cobro como strite, y con Asana, Trello o Basecamp si hablamos de gestión.
Con Harvest tendremos un software minimalista dentro de la complejidad que requiere la gestión de equipos a un nivel de productividad muy alto.